Хотите начать свой бизнес, но не знаете с чего начать? Обратитесь к нам
Подписаться RSS / Email

Приемы плодотворности в IT

5


У каждого руководителя есть свои наработанные приемы и шаблоны, которые позволяют ему справляться с бесконечным потоком задач и ответственностью за наши предприятия.

Часто у меня спрашивают, как я успеваю управлять компанией, при этом одновременно заниматься несколькими проектами, такие как курсы ITBursa, организация тренингов для директоров, конференций Outsource People, Startup Kharkiv, а также социальными активностями и  путешествовать.

Короткий ответ состоит в том, что на всех направлениях работают довольно ответственные менеджеры, которые могут плодотворно справляться, особенно с рутинным задачам.

Но все же есть несколько приемов, которые я активно использую, но редко встречаю у коллег. Я решил привести их тут. До некоторых я дошел сам, некоторые подсмотрел, некоторые банальны, но работают для меня и я рад :)

Записывать видео инструкции или пояснения
Часто мы просим от заказчика подробное описание непростой проблемы, с которой он сталкивается. Иногда мы сами выступаем в роли заказчика, когда заказываем дизайн, верстку у подрядчиков или даже своих сотрудников.

Кроме того, нам часто приходится объяснять как делать однотипные задачи, такие как работа с тасктрекером, заполнение отчетов для джуниоров, принципы работы вашей CRM.

Quicktime-Screen-Recording

Решением является запись коротких скринкастов, в которых вы крайне быстро объясните, что вам нужно. В чем же их сила, брат или сестра?

  • когда вы жмете кнопку “мотор” - вы уже в потоке и вам некогда отвлекаться
  • вы можете объяснить достаточно сложный визуальный баг и показать, как именно он происходит
  • проговорить голосом и показать у меня получается в 5-10 раз быстрее, чем если бы описывал текстом и сделал скрины
  • в случае видео-инструкции ваш будущий зритель может остановить в любом месте и пересмотреть самые интересные моменты, что невозможно, если бы показывали “живьем”. И да, записали один раз - показали разным людям много раз.

Технически на Mac-е это реализуется с помощью QuickTime и загружается на youtube в закрытом режиме. Моментально при начале загрузки вы получаете ссылку и отсылаете кому нужно. Пока он созреет ее открыть, ваш 2-3х минутный ролик будет уже готов.

Под Windows я когда-то использовал Camtasia.

Порекомендуйте это же вашим заказчикам.

Вот свежий пример обсуждения макета с дизайнером: https://www.youtube.com/watch?v=kMcuEZrNuz8

Сохранять статьи в PDF, видео из youtube
Часто во время работы мы натыкаемся на заманчивую статью или видео, которую очень хочется почитать или посмотреть. Если мы даже заставляем себя отложить на потом, то она долго висит в наших вкладках или блокнотах. Одним из удобных решений - сохранять все интересные статьи в PDF, а ролики из Youtube c помощью сервиса Savefrom.net. В случае последнего, вы просто добаваляете “ss” перед ссылкой на ролик. Например по ссылке ролика
https://www.youtube.com/watch?v=DRVvFYppU0w - https://www.ssyoutube.com/watch?v=DRVvFYppU0w.

Далее, вы рано или поздно внимательно и увлекательно просмотрите и прочитаете все скачанное без внешних отвлечений, например в путешествии или где будет слабый интернет.

Google календарь
До сих пор мало кто моих знакомых пользуют Google календарь для подтверждения встреч, как внутри, так и во вне компании. Особенно ценно это для организации первых встреч с заказчиком, с которыми у вас наверняка разные часовые пояса. Складывание в голове разниц меня уже не раз подводило :).

google-calendar-2

Сейчас мы используем для внутренних встреч, интервью, личных встреч, а также напоминанием, когда нужно кому-то позвонить в рабочее время.

Для синхронизации с гуглкалендарем у меня все время включен WiFi на телефоне и я проснувшись планирую день с учетом существующих встреч.

Повестка дня перед встречами
Одним из самых страшных времяедов может стать ваше очередное совещание. Лучший рецепт для этого - отсутствие повестки дня.

Я настаиваю перед каждым совещанием, чтобы все вопросы были упомянуты в http://collabedit.com/ - это по сути упрощенный аналог google docs, который был разработан для онлайн интервью программистов.

collabit

Далее остается лишь следить, чтобы участники совещания не выходили за пределы повестки и выделенного временного промежутка

Спорт для переключения мозгов
Да, вы наверняка уже читали или слышали. Возможно, применяете. Но сколько раз я слышу от коллег: “У меня нет на это времени”. Часто причина кроется в банальной лени или плохой организации.

afisha11 6

В конце рабочего дня моя голова обычно переполнена мыслями и в напряжении. Совесть не дает покинуть рабочее место, так как “столько еще несделанного!”.

Из опыта знаю, что если остаться допоздна, то продуктивной работы скорее всего не получится. И вот три раза в неделю, даже через "не хочу", я отправляюсь на скалодром в родной университет и полностью забываю про все рабочие дела в нашем дружном спортивном коллективе. После тренировки появляется ясность в голове и приятная усталость в теле, вместо дневного напряжения и накопленных министрессов.

Если вы будете в Харькове - пинганите меня и я обязательно возьму вас с собой!

Обеды с коллегами
Наверняка многие слышали про книгу “Никогда не ешьте в одиночку”. Гораздо меньше людей ее читали и я тоже не исключение :)

Я стараюсь два-три раза в неделю обедать с коллегами - директорами из нашего IT клуба или другими опытными специалистами из нашей сферы.

Мы обсуждаем вопросы поиска заказов, кадров, решение внутренних проблем и просто беседуем о жизни. После каждой такой встречи у меня появляются несколько полезных идей, а также понимание, что не только у меня определенные проблемы, а у многих увы и хуже. Но бывает и часто наоборот, когда открываются глаза на то, что можно сделать и достичь.

Благодарность себе за работу - прогулка
На слуху и на поверхности идея, что нужно себя самого мотивировать, например, за кусок сложной проделанной работы или отлично проведенные переговоры. Что это может быть? Что-то вкусное - я и так себя не сильно органичиваю. Посидеть просто в интернете “в свое удовольствие" - тоже не вариант.

Поэтом сейчас я стараюсь “благодарить” себя 10 минутными прогулками вдали от скайпов и gmail-ов. Это по-настоящему позволяет расслабить мозги и отдохнуть телом и мозгами.

winterwalk


Искренне рассчитываю, что эти приемы помогут вам получать удовольствие от работы и успевать чуть больше.

Какими приемами можете поделиться с коллегами вы?

Создано 20.02.2015
ПОНРАВИЛОСЬ ПРОЧИТАННОЕ? ПОЛУЧИТЕ КНИГУ-РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ IT АУТСОРСИНГ КОМПАНИИ НА ПОЧТУ!
Как найти первых сотрудников и заказчиков? С чего начать? В книге описаны основные шаги и принципы, которые помогли мне создать свою компанию.
Комментариев: 5

Комментарии   

 
Дима
#5 Дима 29.10.2015 23:14
В гугл календаре можно выбрать в лаборатории плагин, который на ряду с местным временеи будет показывать дополнительное в выбраном часовом поясе.

https://www.flickr.com/photos/102923773@N07/22557377686/
Цитировать
 
 
Павел
#4 Павел 20.02.2015 23:14
Цитирую Саша:
1 и 5 я не использую - стесняюсь. Подскажете, как побороть свою интровертную натуру?


А если записать видео пока только для себя?

На счет обедов - если встречаться со своими знакомыми?
Цитировать
 
 
Саша
#3 Саша 20.02.2015 23:13
1 и 5 я не использую - стесняюсь. Подскажете, как побороть свою интровертную натуру?

Мои хаки в обмен:

* локальные копии всего чего можно - контроль на моей стороне, оригинал всегда есть, независимость от интернета
* гугл-календарь для зон и для повестки дня (для клиентов без @gmail.com - Google Account можно привязать на вообще любой емайл, не только gmail и не только из GoogleApps for domains).
* вики для инструкций и делегирование (напиши мне это в страницу вики)
* alignment of incentives, она же "челночная дипломатия". Требует мозгов и времени, но атомно! Бизнес пример - Duolingo сводит три заинтересованны е стороны: люди хотят бесплатно и весело учить язык + компании хотят хорошо, быстро и много переводить + Луис хочет заработать бабла помочь миру. Более того, на него около нескольких десятков человек очень высокой квалификации годами(!) работает бесплатно. Я тоже был в их числе, но недолго. Раньше всегда было две стороны. Сейчас много примеров "три стороны и все довольны". 4 стороны пока ещё анекдот, но падающая стоимость коммуникации делает это реальностью.
* версионность и документировани е всего, бэкапы + проверка бэкапов. Спасало не раз.
* емайл как "центр всего". для емайла есть много существующей инфраструктуры, он везде хорошо поддерживается и его можно встроить куда угодно. Плюс фильтры и делегирование доступа к ящику на секретаря для разбора менее важного.
* регулярное время (окно в календаре) для чтения книг, для изучения новинок, для учебы и совершенствован ия. Если есть время в транспорте\спор тзале - аудиокниги. Итог - более 600 прочитанных-про слушанных книг за последние 7 лет.
* регулярное время (окно в календаре, идеально - день) оффлайн (типа интернет-шабат).
* регулярное использование режима самолета в телефоне для снижения тревожности.

Саша
Цитировать
 
 
Павел
#2 Павел 20.02.2015 17:29
Отчасти согласен.

Но обычно изменения на видео быстро внедряются и заказчик видит измнения - и согласен с ними.

Какая вероятность, что потом проблемы с "вернуться на пару шагов" возникнут? На мой взгляд, не супер большие.
Цитировать
 
 
Роман
#1 Роман 20.02.2015 17:15
Был опыт работы с заказчиком, который так же записывал комментарии к дизайну. Для него записывать так явно удобно, но работать с этими коментариями сложнее:
1) Читать быстрее, чем читать
2) Перечитывать быстрее, чем пересматривать
3) Когда пишешь, мысли излагаются более структурированн о и четко, на видео был легкий хаос, из которого структуру приходилось выстраивать уже нам.
4) Когда поток итераций и нужно вернуться на пару шагов назад, найти что-то просто архисложная задача. Заказчик что-то присил. А что именно и с чем это было связано? И пересматривать 20 мин 3-5 роликов для того, чтобы отловить фразу.

В результате пришел к мнению, что умение печатать вслепую и скорочтение - более важные умения, чем быстроговорение .
Цитировать
 
Написать комментарий


Защитный код
Обновить