Хотите начать свой бизнес, но не знаете с чего начать? Обратитесь к нам
Подписаться RSS / Email

Планирование времени с помощью таблицы Microsoft Excel

0

Недавно меня попросили выступить перед предпринимателями - переселенцами из Донбаса.

В качестве бонуса по их просьбе я показал систему управления временем, с помощью которой я ежедневно планирую распорядок.

Данную систему я ввел после введения личного и рабочего финансового планирования.

На первый взгляд все выглядит достаточно сложным и кажется, что система забирает больше времени, чем может дать.

Кроме того, часто мои знакомые спрашивают - как я все успеваю. Короткий ответ - никак.
Из основных активностей - тактическое управление IT компанией, организация конференций для IT компаний, открытие клубов и деятельность в рамках харьковского кластера. Кроме того, несколько раз в год выезжаю за рубеж с рабочими поездками, стараясь совмещать это с отдыхом.

Из личных дел - регулярное занятие скалолазанием, общение с друзьями и родственниками. Всё это требует достаточно жесткой координации времени и без планирования и учета успеть все просто нельзя.

(открыть полностью)


Технологию стоит применить, если и вас разбирают на куски разные зоны ответственности, обстановка вокруг постоянно меняется, нет ощущения “я сделал все”, а наоборот - “ничего не успеваю” .

Сам я к данному подходу пришел далеко не сразу. За плечами несколько пройденных и десятки организованных тренингов по Тайм-менеджменту.

Не зря говорят, “у кого, что болит - тот о том и говорит”. С тех пор, как я стал заниматься ежедневным планированием, если я не начинаю день с плана - обычно все летит в тартарары.

В данной системе я учел следующие подходы и реализацию :

 

Приоритеты и коэффицент выполнения

Самым важным в управлением своим временем я вижу именно приоритеты. Как просит у бога Экзюпери в Неизвестной Молитве “Подари мне тонкое чутье отличать первостепенное от второстепенного”. Классически приоритеты проставляются A, B, C или более детально A1, B3 и т.д.

Использование числовых коэффициентов от 0.1 до 0.9 позволяет в итоге определять, на сколько сегодняшний план выполнен.

То есть, выполнение одного недолгого, но очень важного дела может обозначать выполнение более половины плана. И это мотивирует.

Принцип 60/40

Согласно этому подходу следует планировать лишь 60% доступного времени, а остальное оставлять на непредвиденное. В т.ч., на недооценку сложности. У себя я уменьшил планируемое время в итоге до 40%.

Блоки сложных (или вдумчивых) задач и текучки

Следует разделять задачи на требующие высокой концентрации и те, которые можно делать между прочим.

Первую группу (вторая колонка) я стараюсь делать с утра еще до завтрака или когда получается свободная обстановка. По возможности, прошу всех окружающих не отвлекать меня.

Вторая - в любое время.

Дополнительно

Как заполнять задачу:

Задача состоит из трех элементов:

  1. Приоритет от 0.1 до 1 (наивысший)

  2. Категория (первые две буквы) и описание задачи

  3. Время в минутах, запланированное на исполнение

Категории:

В моем случае:

OP - проект конференции Outsource People

KIC - задачи по кластеру

Порядок заполнения:

  1. Заполнить текущее время в десятичной системе и ожидаемое время отхода ко сну.

  2. Отметить все запланированные “текучие” активности  в первой колонке. То есть это встречи, совещания, тренировки и все что случится “само по себе”. Как правило у этого есть жесткое время начало.

  3. Во второй колонке прописываем сложные задачи, которые требуют внимательного подхода и концентрации.

  4. В третьей колонке - небольшие и простые задачи, которые не требуют особой концентрации.

  5. Рекомендую оставлять около 30% времени свободного на непредвиденное. И это уже учитывая принцип 60/40.  

Преимущества системы:

Плохой план - лучше чем никакой. Заполняя и бюджетируя время - приходит уверенность, что все или как минимум все самое главное я успею сделать.

Процент выполнения плана дает понимание - иду ли я по запланированном курсу или порхаю, как бабочка.

Коэффициенты и переменные:

tmtable02

Заполняются:

Now - время на сейчас в десятичном виде

Finish - предполагаемое время сна

Rate4Big - коэффициент свободного времени в процентах, который выделяется на “большие” дела. Если у вас в течение дня получится поработать в спокойной обстановке - то он может быть 60% и более.

Effective -  коэффициент личной эффективности. Тут я предполагаю, что реально эффективно я использую 40% времени.

Сами рассчитываются:

R  - процент выполнения плана

Free -  процент свободного времени

Big deals, Reserv: сколько времени, исходя из остатка, может быть выделено на данную категорию

Big deals, Plan: сколько времени требуют запланированные задачи.

Если слишком много времени, нужно не обманывать себя и убрать низкоприоритетные задачи из стека.

И рекомендую также настроить коэффициенты под конкретный день.

Диаграмммы:

В итоге мы получим нашу диаграмму - запланированную по категориям.

Левая диаграмма показывает запланированный слепок. Диаграмма справа - реальный.

Помогает понимать реально, на какие проекты уходит полезное время.

А дальше выполняем и отмечаем реально потраченное время.

Заполнять план рекомендую перед сном.

Подготовка таблицы под свои нужды:

tmtable04

В строках 42-48 нужно прописать обозначение ваших категорий. Необходимо для построения диаграмм.


Микропланирование:

Заполнив план или вернувшись со встречи, полезно себе задать вопрос - и что дальше?

Я использую такую таблицу, суть которой подсмотрел в поминутном планировании совещаний у одной молодежной организации.


В первой ячейке Start вы указываете текущее время. Далее вы указываете задачи и предполагаемое время на их выполнение. По мере выполнения, вместо запланированного времени - указывете реально затраченное. А правее можно просто поставить единичку, чтобы закрасить дело, как выполенное, или дописать, сколько таки было запланировано.

Основная цель - самоконтроль и напоминание себе, что времени не так много.

tmtable05


Сам файл

И конечно сам файл для скачивания.

Выводы:

Я все время передвигаюсь со своим ноутом, поэтому таблица всегда со мной.

Модифицирую под себя таблицу, я работаю с ней в течение года. Бюджетирование времени позволяет относиться к нему с таким же уважением, как и к средствам.

Каждый вечер стараюсь понять, почему процент выполнения не 100% и что помешало - личная ретроспектива.

Возможности электронных таблиц позволяют  вести ваш тайм-менеджмент real-time и отслеживать - действительно ли  вы успеваете все сегодня или что-то нужно перенести на завтра.

Скорей всего вам будет сложно просто взять и применить. Обращайтесь ко мне в личку, постараюсь наладить таблицу под вас. Или просто используйте основные элементы

Создано 31.07.2016
ПОНРАВИЛОСЬ ПРОЧИТАННОЕ? ПОЛУЧИТЕ КНИГУ-РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ IT АУТСОРСИНГ КОМПАНИИ НА ПОЧТУ!
Как найти первых сотрудников и заказчиков? С чего начать? В книге описаны основные шаги и принципы, которые помогли мне создать свою компанию.
Комментариев: 0
Написать комментарий


Защитный код
Обновить